PDF
Bagaimana menorganisir dan mengadakan pertemuan dan workshop yang sukses.
By: DR. Ulrich Gartner (Uli) – AMI (Asian Management Institute Ltd.
Di hari keempat. Tidak ada yang terlambat. Bahkan dia merasa salut dengan kita karena, kita dari pagi sudah terlihat sibuk memperlihatkan persiapan-persiapan presentasi dan memakai baju yang lebih cerah dan bervariasi menurutnya. Yah, terlihat lebih bersemangat lah..
Dalam sesi istirahat, sempat bincang-bincang dengan DR. Uli. Saya sangat salut dengan dia, karena meskipun orang barat, merka sangat memperhatikan kultur. Bahkan hingga kultur islam di Indonesia. Kenapa? Dia bisa memberikan opini, bahwa saat ini muslim di dunia masih lebih banyak hanya membaca dan menghafal al-Quran. Sehingga kesimpulannya adalah masih sebatas “what?”. Bukan bertanya “Why?” isinya seperti ini. Yah mungkin memang benar, namun sebagai muslim, hal ini harus menjadi semangat kita sebagai muslim untuk terus mengembangkan ilmu dari Al-Quran.
Go to topic:
Sesi 1: Persiapan dan melakukan presentasi lingkaran moderasi phase 1
Pada persiapan awal presentasi ini, kita berandai andai bahwa GTZ akan melakukan meeting for preparation of October planning workshop (PWS). Apa saja yang perlu diketahui oleh moderator:
1. Objective of meeting
2. Outcome of meeting
3. Durasi
4. Vanue
5. Moderator: external
6. Participant
Dalam sesi ini, kita diberi waktu untuk mempersiapakan visualisasi dan metode yang hendak digunakan. Bu Diah berani maju untuk mempresentasikannya. Setelah itu kita bersama-sama melihat hal-hal apa saja yang bisa kita pelajari. Beberap hal penting yang dapat kita pelajari di sini adalah:
1. Coba lihat siapa partisipan anda, jika mereka adalah orang-orang penting, maka kita harus melakukan secara cepat dalam pembukaan, mereka tidak mau banyak kehabisan waktu hanya untuk pembukaan atau istirahat.
2. Perlakukan mereka sebagaimananya orang penting, bukan sebagai anak TK. Karena kita bukan guru.
3. Tidak perlu mengutarakan ekspektasi mereka, karena meeting ini sudah jelas tujuannya. Kecuali jika memang ada request atas permintaan lain.
4. Persiapan-persiapan dan persiapan
Sesi 2: Persiapan dan melakukan presentasi lingkaran moderasi phase 2
Kembali lagi kita diminta melakukan persiapan terhadap phase 2 ini. Awalnya saya nggak siap benar dalam melakukannya. Tapi karena tidak ada yang mau maju, saya nggak mau menyia-nyiakan kesempatan ini. Apalagi ini merupakan tantangan yang besar untuk saya karena akan melakukan structuring. Namun apa yang terjadi:
1. Menentukan problem bukan hanya melakukan structuring apa yang perlu didiskusikan. Namun selain diskusi, apa yang perlu diputuskan, jadi cara structuring nya berbeda
2. Jangan menyingkirkan pendapat orang. Kecuali jika memang grup yang memutuskannya
3. Hati-hati dalam menggunakan kata we, you dan me.
4. Jangan membahas sebuah permasalahan pada fase ini.
5. Tolong hati-hati dalam posisi tangan sesuai dengan budaya Indonesia.
6. Pada fase ini tidak menentukan prioritas
7. Sekali lagi persiapan-persiapan dan persiapan
Sesi 3: Persiapan dan melakukan presentasi lingkaran moderasi phase 3
Pada sesi ini, Kas yang melakukan presentasi. Sekali lagi dia juga tanpa persiapan apapun. Berikut pelajaran yang dapat kita peroleh:
1. Pada sesi ini bukan melihat mana yang penting mana yang tidak terlalu penting. Tapi hanya masalah mengurutkan pembahasan!
2. Sebaiknya menggunakan rule yang sudah ditetapkan. Berikan stiker atau apapun metodenya setiap orangnya maksimal topic dibagi 2. Dan maksimal setiap topic akumulasi nya 2 (ditempeli stiker 2 kali oleh orang yang sama). Dengan begini maka kita dapat memperoleh distribusi yang jelas.
3. Jika memang terdapat topic dengan nilai yang sama, maka dapat dibahas di sesi berikutnya, atau dibahas saat itu juga. Asalkan jangan terlalu banyak debat.
4. Dan sekali lagi, persiapan-persiapan-persiapan
Sesi 4: Penutupan
Beberapa hal sebelum selesai acara ini, ada beberapa point penting:
How to deal with conflicts?
1. Secara general jangan menggunakan voting dalam meeting manajemen seperti ini, karena menyebabkan winning dan looser, oposisi dan pro. Tolong bedakan politik dan management.
2. Visulisasikan argument mereka masing-masing kemudian melakukan listing terhadap persmaan dan perbedaan, hal yang disetujui dan ditdka disetujui. Kemudian memberikan waktu kepada mereka untuk bernegosiasi. Atau bahkan bisa istirahat dulu sehingga pada waktu break mereka bisa mendiskusikannya sendiri.
Hal terakhir yang disampaikan adalah, anda harus mempraktekan ini. Dan jika ingin mentransfer knowledge lakukan lah pelatihan. Bukan dengan membaca.
Ok.. Terimakasih DR. ULI.. Sampai jumpa kapan-kapan. Kami tunggu undangan berikutya, meskipun tidak ada yang meminta hal ini pada waktu evaluasi pelatihan terakhir.
The End..
Firdaus Hafidz 