RSS

Moderation / Facilitation Techniques for Meetings and Workshops –Day 1-

25 Mei

PDF
Bagaimana menorganisir dan mengadakan pertemuan dan workshop yang sukses.

By: DR. Ulrich Gartner (Uli) – AMI (Asian Management Institute Ltd.

Ini pertama kalinya saya mengikuti pelatihan “bagaimana cara memfasilitasi dan menjadi moderator yang benar pada suatu pertemuan dan workshop?”

Pelatihan ini ternyata di luar dugaan saya, pelatihan hanya diikuti oleh 14 peserta, itupun 2 peserta tidak dating, sehingga hanya 12 peserta. Kemudian, selama pelatihan menggunakan bahasa Inggris sebagai bahasa pengantar. Sehingga peserta harus tetap berani mengekspresikan pendapatnya meskipun terbata-bata.

Ok.. kita bias langsung masuk ke dalam materi.

Tujuan dari pelatihan ini adalah:

1. Peserta pelatihan dapat secara efektif dan efisien megnaplikasikan komunikasi partisipatory dan melakukan teknik guiding dalam pertemuan dan workshop.

2. Mempunyai kemampuan dasar yang dibutuhkan untuk menyiapkan, structure dan memiimpin diskusi dan proses kelompok kerja dalam pertemuan dan workshop.

Konten (Isi):

1. Elemen dan metode dari moderation / fasilitasi

2. Peran dan fungsi moderator/ fasilitator

3. Bagaimana menjadi percaya dari dan dapat meyakinkan di depan banyak orang.

4. Bagaimana menjadi ahli dalam komunikasi bahasa semi verbal dan non-verbal

5. Bagaimana memberikan presentasi yang meyakinkan

6. Bagaimana menstimulasi, membentuk (structure), dan guide hasil-orientasi diskusi. Atau dalam kata lain steering the process dan handling situasi yang sulit, seperti jika ada konflik dalam pertemuan.

7. Bagaimana menggunakan teknik dengan visualisasi yang efektif.

8. Melakukan motivasi dan membuat aktif peserta, jika mempunyai kendala dengan permasalahan hirarki (ada boss)
Sesi 1: Self Presentation

Pada sesi pertama ini, kami diperkenalkan bagaimana cara melakuan presentasi menggunakan kartu di sebuah papan. Terlihat agak tidak biasa, karena sebagian dari kita terbiasa hanya menggunakan power point di dalam suatu pertemuan untuk menyapaikan sesuatu.

Ketika ditanya, kenapa kita masih harus belajar mempresentasikan dengan cara tradisional seperti ini?, jawab sang guru, memang menggunakan power point sangat bagus, karena bias menunjukkan gambar-gambar dan tidak ada batasan dalam menyampaikan. Namun di sisi lain, kita sebagai pengguna tidak tahu batasan yang harus di sampaikan. Seringkali terlalu banyak slide dan menyebabkan overload informasi. Lalu terlalu banyak gambar dan kata-kata sehingga kita tidak bias memberikan presentasi yang efektif. Penelitian di Jerman (Kata Kas) menunukkan bahwa siswa yang belajar menggunakan infocus memiiliki nilai yang lebih rendah dibandingkan yang menggunakan metode tradisional (menggunakan papan tulis dan kapur). Kenapa? Karena menggunakan infocus, suasana ruangan harus lebih gelap, terdapat suara bising yang muncul dari alat mesin, terlau banyak informasi yang dimunculkan, dan siswa cenderung tidak mencatat karena sudah terkadang sudah tersedia semua informasi di dalam slide tersebut, dan penyampaian informasi hanya dapat terlihat dari slide per slide, tidak dapat menyajikan banyak infromasi sekaligus layaknya papan yang besar. Sehingga akibat dari hal tersebut, siswa lebih cenderung lelah dan mengantuk di saat sesi pembelajaran.

Ok, back to topic. Beberapa aturan yang harus dipenuhi jika hendak menggunakan metode presentasi kartu. Adalah:

1. Visualize immediately!

Jangan terlalu lama mendiskusikan secara oral pada pertama kali setelah anda memgang kartu yang anda tulis. Sehingga setelah didiskusikan, tulis, dan langsung pin kan pada papan. Jika kartu itu diberikan oleh orang lain. Atau sudah kita buat dari awal, dapat ditunjukkan kartunya dulu ke orang-orang, namun jangan seperti narapidana menunjukkan kartunya juga J. Yah santai saja, lalalu tempelkan dan sambil menjelaskan apa isi kartu tersebut.

Dalam teknik menempelkannya juga tidak sembarangan. Anda harus sudah menyiapkan pin yang cukup di bagian atas dari pada papan, sehingga anda tidak perlu mondar mandir atau memegang pin yang tajam pada tangan anda. Karena dalam pelatihan, hal ini terjadi copy behavior, satu orang mengambil pin di dalam kotak, yang giliran selanjutnya juga mengambil pin dalam kotak, hal ini menunjukkan bahwa setiap orang tidak tahu apa yang harus dia lakukan sebenarnya, dan apa yang terbaik buat dia.

Selain itu, menempelkan seluruh kartu terlebih dahulu di awal sebelum menjelaskan ternyata sangat menyita waktu dan membuat peserta tidak konsentrasi pada kartu mana yang dijelaskan. Sehingga hal ini patut dihindari.

2. One statement only per card!

Hanya boleh satu ide per satu kartu. Hal ini akan membuat peserta lebih focus sehingga nantinya dapat berkontribusi untuk membuat struktur dan kategorisasi.

3. Write legibly!

Kartu yang legible adalah kartu yang mudah dibaca dari jarak pembaca. Tulisan harus .menggunakan huruf capital, bukan huruf sambung (handwriting). Tidak lebih dari 3 baris per kartu. Hanya menggunakan spidol warna biru dan hitam. Selain warna itu, seperti hijau dan merah, hanya digunakan untuk menegaskan suatu kata atau bias juga dengan menggunakan garis bawah. Karena menggunakan warga hijau dan merah cenderung lebih blur jika dilihat. Dan yang pasti hanya menggunakan marker yang berujung datar, bukan bulat. Sehingga Tulisan lebih jelas.

4. Choose the right letter size!

Menggunakan ukuran huruf yang cukup besar dapat dilihat oleh seluruh peserta. Kurang lebih 2,5cm. atau maksimum 4 baris di setiap kartu. Untuk heading di papan, bias ditulis hingga 5cm tingginya.

5. Use colored cards for structuring

Penggunaan warna pada kartu sangat penting, untuk menunjukkan arti tertentu. Seperti heading, sub heading, isi, jawaban, pertanyaan dan lain-lain. Jangan secara random dalam memasangnya.

6. Sturcture on the basis of clear principles

Pada sesi ini kita diminta untuk membuat presentasi untuk memperkenalkan diri kita. Terdapat 5 warga kartu yang masing-masing terdiri dari nama, pekerjaan, pengalaman dalam fasiltiasi, moto dan hobi. Setelah presentasi kita ditunjukkan kembali hasil video rekaman dan mengomentari diri kita sendiri. Berikut beberapa hal penting dalam aspek selama presentasi:

1. General impression

Bagaimana kita berpakaian, kesesuaian dengan kondisi presentasi yang dihadapi. Kalau formal ya harus pakai dasi, atau menggunakan baju rapi, dan lain-lain. Selain itu, penampilan kita yang formal, akan membuat para peserta juga menjadi formal, sedangkan jika kita relax, peserta juga akan relax.

2. Eye contact.

Banyak dari peserta yang tidak melakukan eye contact kepada peserta. Eye contact harus secara konstan melihat satu persatu dari kanan ke kiri dan kembali lagi. Terus begitu. Dan tidak lama berhenti di satu mata. Kecuali kalau kita memang hendak mempengaruhi orang tersebut karena terkait powerholder. Hal ini memang hanya bisa dilakukan pada kelas yang kecil. Untuk kelas yang besar juga bisa, meskipun melihatnya mungkin lebih banyak kea rah tengah. Tapi setidaknya kita tidak hanya melihat lantai, atap, atau membaca presentasi kita saja.

3. Body language.

Gerakan-gerakan tangan dan badan kita harus mendukung terhadap apa yang kita ucapkan sebaiknya. Dan tentu saja tidak berlebihan dalam melakuakn gerakan-gerakan tersebut. Sehingga tidak terlihat aneh

4. Positioning of self/ movements.

Karena mungkin yang kita lakukan adalah presentasi singkat, jadi tidak banyak pergerakan posisi, tapi sebenarnya kita bisa melakukan langkah-langkah kecil. Sehingga tidak terlalu terlihat kaku.

5. Voice/ speed/ flow

Kecepatan dan kekuatan dalam bicara memang paling sulit diatur. Perlu banyak latihan. Anda dapat mencobanya di depan kaca berbicara, kemudian sambil merekamnya, nah dengerin lagi deh. Jelas nggak suara kita?

6. Contact with group

Dalam presentasi akan lebih baik jika terjadi dua arah. Sehingga presentasi akan terlihat semakin hidup.

7. Time management

Seringkali kita lupa, dan terlalu asyik menjelaskan sehingga waktu yang diberikan telah lewat, So, kita harus hati-hati dalam permasalahan waktu, takutnya peserta sudah menjadi bosan tanpa kita sadari karena sudah waktunya istirahat, atau sudah ditegur moderator, sehingga kita ngebut ngejelasin di akhir, padahal hal tersebut yang paling penting.

8. Involvment of audience.

9. Banyak dari peserta yang tidak melakukan penutupan dari presentasi dengan baik, sehingga hanya mengucapkan terimakasih dan langsung pada ngacir.

10. Menggunakan kata-kata unik dalam presentasi juga bisa dilakukan, meskipun jangan terlalu banyak. Hal ini akan mengundang pertanyaan dan tetap focus pada presentasi kita.

11. Jika ada peserta yang berbicara sendiri, kita bisa diam sejenak, sampai peserta tersebut sadar, kemudian kita bisa melanjutkan kembali. Jangan dibiarkan!.

Ok, cukup sekian untuk sesi 1.
Sesi 2: Brainstorming

Pada sesi ini, DR. Uli mendemonstrasikan bagaimana cara melakukan brainstorming yang benar.. Brainstorming adalah cara/ metode yang digunakan untuk mengumpulkan informasi dari peserta atas sesuatu hal Tujuan dari brainstorming ini adalah untuk menjawab LQ (Leading Question) kemudian dapat menetapkan kepentingan/ prioritas langkah ke depan. Dengan brainstorming, seluruh peserta dapat mengerti dan memberikan kesempatan yang sama terdahap seluruh peserta untuk mengungkapkan pendapatnya. Karena jika hanya oral, sebagian besar hanya didominasi oleh peserta tertentu saja, dan malah Cuma mengcopy paste dari jawaban tetangganya.

Beberapa langkah wajib dalam melakukan brainstorming adalah:

1. Tulis pertanyaan nya di form atau papan.

2. Jelaskan dan klarifikasi pertanyaan tersebut kepada peserta, sehingga mereka memiliki persepsi yang sama.

3. Jelaskan aturan-aturan dalam menggunakan kartu, seperti harus mengumpulkan kartu berwarna putih. Menggunakan spidol warga hitam. Satu ide pada satu kartu. Tidak lebih dari 3 baris. Maksimal dan minimal kartu yang dikumpulkan dari setiap orang. Dan lain-lain.

4. Memberikan waktu kepada peserta untuk menjawab pertanyaan tersebut di kartu. Buat kesepakatan berapa menit yang diperlukan.

5. Baca kartu tersebut, dan coba klarifikasi secara personal apa yang dia maksud, jika terlalu melenceng dari pertanyaan, bisa dikembalikan dan dilakukan perbaikan. Atau dikumpulkan, kemudian jelaskan kepada seluruh peserta, dan klarifikasi dari peserta yang menulis, kemudian kita bisa menempelkannya.

6. Membuat struktur ide dari kartu tersebut, sehingga terbentuk klaster bersama-sama dengan peserta. Dapat dilakukan secara induktif maupun deduktif.

7. Setelah semuanya tertempel, maka diperoleh hasil dan gambaran kesimpulan untuk proses berikutnya, yang dilihat melalui heading-heading dari jawaban . Sehingga heading harus dapat benar-benar mewakili jawaban-jawaban yang terkumpul.

Ok, sesi 2 telah selesai. Di akhiri dengan presentasi salah satu dari kita untuk direview bagaimana kekurangna-kekurangannya.

To be continued….

 
Tinggalkan komentar

Ditulis oleh pada 25/05/2010 in Kuliah

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
%d blogger menyukai ini: