RSS

Moderation / Facilitation Techniques for Meetings and Workshops –Day 2-

26 Mei

PDF

Bagaimana menorganisir dan mengadakan pertemuan dan workshop yang sukses.

By: DR. Ulrich Gartner (Uli) – AMI (Asian Management Institute Ltd.

Di hari kedua ternyata ada orang yang datang terlalu cepat,  1 orang baru dan 1 orang terlambat. Sangat berbeda ternyata kultur orang Jerman.  Berikut komentar-komentarnya:

1. Untuk orang yang datang terlalu cepat: kenapa kamu sudah datang?, mereka menjawab, “minum kopi pak”. Sang Pelatih berkata, “kenapa kalian buang-buang waktu di sini, kenapa tidak belajar handout saya?”. Melihat cerita ini, sudah jelas kelihatan memang, andaikata semua orang Jerman seperti ini, betapa produktif nya mereka. Dan tidak heran meskipun baru membangun dunia Jerman setelah perang dunia kedua, bisa langung jadi Negara maju.

2. Untuk orang yang baru bisa datang di hari kedua. Uli sepertinya sangat tidak suka dengan orang yang seperti ini. Orang tersebut langsung disuruh memperkenalkan diri di depan. Lalu kemudian diberi feedback oleh teman-teman yang lain. Dan cukup lama mengulang kembali menasehati bagaimana eye contact dan lain-lain. Dia bilang, “seharusnya kamu sudah mempersiapkan diri secara mental jika kamu terlambat. Pasti kamu disuruh memperkenalkan diri. Kamu harus bisa menyiapkan alsan-alasan kenapa kamu baru bisa ikut hari ini. Dan lain-lain. Kamu harus bisa memposisikan diri kamu ketika kamu menjadi moderator dan terlambat”. Beee….

3. Untuk orang yang terlambat. Di hampir setiap Negara Asia yang dia kunjungi memang ada kecenderungan untuk terlambat. Apapun alasannya, sebagian besar mengatakan traffic jam. Tapi sebenarnya ini bukan masalah, karena kalau dia tahu Jakarta macet, pasti dia memang sudah tahu kalau harus berangkat lebih cepat. Atau sakit, baik itu benar atau tidak sebenarnya. Apalagi kalau istirahat, di saat sudah masuk, mereka baru berbondong-bondong ke kamar mandi. Padahal sebagai moderator kita sangat sulit memulai suatu pertemuan jika anggota nya belum lengkap. Karena moderator harus mengulangi nya lagi dan menjelaskan ulang. Dan itu merupakan investasi waktu yang lebih besar lagi.

Go to topic:

Sesi 1: Review Brainstorming

Dr. Uli sudah menulis judul di flipchart ketika itu, lalu dia bertanya kenapa kamu harus menulis ulang judul itu di board lain? Kan itu sangat menghabiskan waktu?

Ternyata menulis ulang merupakan pekerjaan yang benar. Kenapa?

1. Sebagai introduction question. Dengan menulis ulang dan sambil menyebutkan kata-katanya secara lisan akan membuat audience mulai berpikir apa kira-kira pertanyaan, dan apa jawabannya.

2. Gestalt psychology. Satu kesatuan yang utuh. Sehingga dalam satu lembar akan lebih bisa diterima secara psikologi, jika terdapat judul (head), ada subheading dan konten (isi).

Beberapa hal yang dilupakan oleh teman kita ketika melakukan brainstorming adalah:

1. Lupa untuk mengklarifikasi pertanyaan di awal. Klarifikasi tidak hanya menjelaskan, tapi juga melemparkannya kepada peserta, apakah mereka benar-benar sudah mengerti. Hal ini menjadi penting, karena kalau di awal sudah nggak mengerti, mereka akan menjawab dengan hal-hal yang tidak sesuai harapan. Dan akan menjadi sulit untuk kita nantinya untuk mengclusture jawaban-jawaban tersebut

2. Jika hendak mengklasifikasi sebuah jawaban, anda harus menariknya dulu ke tengah forum, kemudian membiacarakannya secara bersama, jangan hanya bicara dua arah antara moderator dan penulis jawaban.

3. Membuat struktur sebaiknya di tengah proses. Kenapa ? sehingga proses 50% ke depan akan lebih mudah.

4. Di awal dilakukan secara induktif. Yakni detil/spesifik dahulu, — > kemudian menetapkan header atau (general)

Kemudian di tengah proses berpikir sebaliknya (deduktif).

Meksipun sebenarnya moderator sudah harus mempersiapkan mental, kira-kira ke arah mana jawabannya (berpikir deduktif)? . hal tersbut lebih baik, meskipun sangat sulit sebenarnya.

Sesi 2: Teori moderator

Apakah anda tahu apa arti dari moderator sebenarnya? Moderator berasal dari Jerman, yang aslinya moderation, yang berarti moderate — > sedang-sedang saja. Kenapa namanya bisa begitu? Ide-ide mengenai pengembangan manajemen organisasi, salah satunya moderator muncul di Jerman pada tahun akhir tahun 1960-an dan di awal 1970-an. Pada saat itu, merupakan peristiwa awal terjadinya pembangunan bagi bangsa Jerman. Semakin banyak orang-orang pintar yang dibtuhkan untuk dunia industry seperti (dokter, insinyur, dll), sehingga semakin banyak orang ingin suatu keputusan dibuat secara bersama, bukan model TOP-DOWN. Hal ini sangat sulit berubah karena permasalahan hirarki, sehingga namanya moderate, tidak ada yang merasa boss, atau tidak ada yang merasa rendah, semuanya berada di tengah dan mempunyai kedudukan yang sama untuk mengutarakan pendapat.

Gambar 1

The Balance –‘Model of Moderation’

Apa arti dari gambar di atas? Bahwa sebuah moderation memerlukan equal attention terhdap sebuah system -sekumpulan elemen-elemen yang saling terhubung- tersebut di atas.

Contoh ketidak seimbangan dalam We (group) adalah, moderator sellau memperhatikan boss-boss nya saja atau wanita.

Ketidak seimbangan dalam I (individual)adalah, hanya memberikan perhatian pada yang simpati terhadapanya namun meskipun memberikan sesuatu yang khusus terhadap individual yang membutuhkan perlakukan khusus hal tersebut tetap balance, sehingga memberikan apa yang dia butuhkan sebagai individu.

Contoh  memerikan kursi yang lebih nyaman pada ibu hamil, dll. Ketidakseimbangan pada it (topik) adalah teralu banyak suatu topik yang dibahas  karena moderator sangat suka topik tersebut.

They di sini adalah sebuah external system yang dapat memepengaruhi moderation. Sebagai contoh, ruangan yang digunakan, permasalahan cahaya, konsumsi, dll.

The Function of a moderator:

1. Instruction

a. Lecture, presentation of a paper (with visualization)

b. Guided dialogue, discussion

c. Situation-related input of knowledge, answering question

2. Steering of Group work

a. Initiation and stimulation of group work

b. Assignment of tasks and roles

c. Structuring group work according to the contents of the task

d. Motivation of group members, directing their attention and interest

e. Introduction of norms and rules for group work and ensuring that the rules are followed

3. Handling the processes of group dynamics

a. Handling interruptions, distractions, and disruptions

b. Handling opposition, protest, and doubts

c. Handling conflicts within the group

4. Evaluation and monitoring of group processes

a. Observation and assessment of the atmosphere within the group

b. Positive modification of the atmosphere within the group

c. Elimination of discord

The conduct of a moderator:

Moderator adalah seorang katalis atau bisa dikatakan seperti bidan (seperti bidan karena hanya menolong mengeluarkan keputusan it -bayi- dari group we -Ibu-)dalam pembelajaran dan proses penentuan keputusan. Sehingga yang harus dilakukan oleh seorang moderator:

1. Provide rules for group work or let the group work out the rules itself

2. Make it possible for the group to steer itself

3. Direct and structure the work to be accomplished by assigning specific tasks

4. Recognize any difficulties participants may have with the method and eliminate them by specific instruction,

5. Not compete with course participants over competence with regard to the subject under discussion.

6. Mobilize the group’s creative energies,

7. Create a comfortable atmosphere,

8. Observe moods and encourage reflection,

9. Praise participants often and encourage them to contribute constructive feedback to others,

10. Provoke the uncovering of latent conflicts,

11. Integrate outsiders by carefully acting as a go-between.

The Basic elements of communication:

Sebuah komunikasi terdiri dari:  ide — > coding –> sending –> receiving –> decoding –> interprating

Kesalaha dapat terjadi dari berbagai level di atas,

1. Sender, tidak mengerti betul ide yang mau disampaikan, sehingga pesan mbulet (tidak jelas). Atau bahkan tidak punya ide. Sehingga block

2. Coding, salah mentransfernya ke dalam tulisan. Atau mudahnya salah translate.

3. Sending, terjadi kesalahan cara penyampaian. Misalnya terlalu pelan bicaranya sehingga tidak tersampaikan. Salah salah kirim alamat surat.

4. Receiving. Salah menerima pesan

5. Decoding, salah mengartikan (bukan intepretasi) sebuah pesan.

6. Interpretasi. Salah melakukan intepretasi terhadap pesan itu.

Hal yang paling kompleks di atas adalah intepretasi. Karena terkadang kita langsung mengintepretasikan suatu hal tanpa seorang tersbut menyampaikan pendapatnya terlebih dahulu. Hal ini sangat dipengaruhi oleh sex, age, Asal, profesi dan lain-lain.

Dalam proses sebuah komunikasi untuk menyampaikan pesan,

Sender harus memiliki kemampuan:

1. Confronting

Confront di sini bukan berarti melawan sesuatu, melainkan kemampuan untuk menghadapi sesuatu (to face something). Kemampuan untuk menghadapi orang, sesuatu, masalah atu situasi untuk mengkomunikasikan sesuatu. Moderator yang baik harus memiliki kemampuan untuk mengdapi orang, tugas dan sesuatu dan situasi.

Jika moderator menghidari sebuah masalah dalam suatu situasi, maka dia memiliki kemampuan yang kurang untuk menghadapi hal tersebut. Memang harus terus berlatih dalam melakukan confronting. Uli memberikan pepatah terhadap confronting ini:

a. Anda harus mencoba confront everything. This is life, sebuah masalah harus dihadapi, kalau anda lari, maka masalah tersebut akan terus mengikuti (hokum energy)

b. Jika anda memang tidak bisa mampu melakukan confront, lakukan hal yang membuat orang lain mudah menghadapi (confront) hal tersebut, atau jangan membuat orang lain kesulitan.

2. Attention

Seorang moderator harus memiliki perhatian atau tetap focus terhadap sesuatu yang sedang dia lakukan sebagai moderator. Moderator tidak hanya berbicara masalah topic, tapi dia juga melihat grup nya, apa yang terjadi, jika ada yang berbicara, harus tanggap apa ada masalah, atau ada yang ingin keluar, atau apapun di dalam grupnya.

3. Intention

Keinginan yang kuat untuk bicara dan menimbulkan efek sangat diperlukan seorang moderator sehingga dapat menyelesaikan masalah tersebut

Receiver harus memiliki kemampuan:

1. Duplication

Sebuah pesan harus dapat di kopi atau diduplikasi apa adanya, sehingga tidak terjadi distorsi. Tahap ini merupakan tahap mengingat (memorized)

2. Acknowledgement

Acknowledgement adalah tanda yang diberikan oleh receiver bahwa dia mendengarkan secara atentiv atau dia mengerti sebuah pesan. Bukan sebuah jawaban atau respon seperti setuju terhdap suatu pesan. Contohnya adalah mengangguk-angguk, bilang ehm, yang berarti silakan lanjutkan atau yap, yang berarti suruh berhenti.

3. Understanding

Mengerti ketika pesan tersebut cukup untuk dievaluasi dan dimasukkan dalam konteks. Sehingga penerima mengerti apa yang dimaksud.

Sesi 3: Brainstorming menggunakan Flipchart

Tujuan dari sesi ini sama dengan brainstorming menggunakan kartu sebelumnya, yakni memberikan gambaran terhadap segala opini dari grup. Dan mengkoleksi segala permasalhaan ke dalam papan. Namun bedanya, kalau sebelumnya mereka menulisnya di dalam sebuah kartu (tulisan) saat ini, moderatorlah yang menuliskan kata-kata ini ke dalam papan. Mungkin lebih mudah untuk audience, karena mereka hanya berbicara layaknya rapat-rapat tradisional. Sedangkan moderator harus dapat mengkopi sebuah ide tersebut menjadi tulisan dengan tanpa merubah ide sebenarnya.

Prosedur nya:

1. Put forward a clear leading question in a written from and clarify understating among the group.

2. Invite participants to answer the question one by one or any sequence, so everybody have a same change. Listen carefully and duplicate it

3. Acknowledgment . memberikan tanggapan terhadap pernyataan-pernyataan yang diutarakan oleh peserta

4. Write down the answer in a form. Lebih dari satu haruf agar dapat dimengerti, namun tidak lebih dari 5 kalimat.

5. Pass the question or invite a next participant to give his/ her answer and so on until all participants have made their contributions

6. Structure the answers in an appropriate way.

7. State the outcome and draw conclusions for further processing.

Dalam permasalahan ini, sangat sulit untuk memindah-mindahkan tulisan yang kita telah buat. lain halnya dengan menggunakan kartu. Sehingga bisa-bisa banyak coretan yang membuat tidak sangat indah untuk di lihat hasil pekerjaan kita. Maka sebaiknya, anda bisa menuliskannya dahulu semuanya kemudian di lembar berikutnya baru tulis secara struktur nya. (total inductive way)

To be continued…

 
Tinggalkan komentar

Ditulis oleh pada 26/05/2010 in Kuliah

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
%d blogger menyukai ini: