RSS

Moderation / Facilitation Techniques for Meetings and Workshops –Day 3-

27 Mei

PDF

Bagaimana menorganisir dan mengadakan pertemuan dan workshop yang sukses.

By: DR. Ulrich Gartner (Uli) – AMI (Asian Management Institute Ltd.

Di hari ketiga ternyata ada orang yang datang terlamat. Seperti biasa, dia agak kecewa.

Go to topic:

Sesi 1: Review Evaluasi

Salah satu cara untuk mengevaluasi adalah dengan menggunakan kartu. Melalui pertanyaan Tuliskan 2 hal terpenting yang anda dapatkan dari pelatihan selama 2 hari ini!. Dan menulisnya di kartu, kemudian menempelkannya di papan secara terbalik. Dalam evaluasi, tidak perlu dibahas satu per satu, kecuali kalau memang tidak jelas. Hal ini berfungsi agar setiap orang dapat menyampaikan pendapatnya dan tidak merasa bersalah.

Sesi 2: Review Brainstorming Filpchart

Beberapa hal yang dapat diperoleh dari review ini ketika melihat kembali video hasil rekaman adalah:

1. Kita sebagai moderator harus memiliki kemampuan untuk memulai dan memberhentikan sebuah opini dan pertanyaan dari peserta

2. Dalam sebuah brainstorming flipchart, tidak perlu dibuat aturan seperti berapa opini setiap peserta dan bagiamana urutan cara menyampaikan pendapat tersebut. Karena jika seperti itu, maka kita sebagai moderator akan terlihat seperti guru. Dan ini tidak akan terlibat baik.

3. Dan untuk mendapatkan inti dari sebuah pendapat, kita harus benar-benar mendengarkan pendapat seseorang. Tapi kita harus benar-benar konsentrasi terhadap kalimat yang muncul di awal dan kalimat yang muncul di akhir. Karena sisanya terkadang hanya sebuah pengulangan kata-kata atau Cuma penyambung.

4. Dan biarkan group yang memutuskan atas segala keputusan, moderator sebaiknya hanya mengarkan, jangan membuat keputusan. Karena group akan cenderung untuk menolak hasilnya.

Sesi 3: Presentasi 3 topic (Exercise 5,6,7)

Peserta diberi waktu untuk persiapan melakukan presentasi masing-masing dalam waktu maksimal 7 menit setiap group yang terdiri dari 3 orang. Topic tersebut terdri dari:

1. Psychological factor in presentation, dibagi 4:

Attention

Setiap moderator harus mampu membuat peserta memberikan atensi terhadap moderator dan topic yang diberikan. Jangan sampai ngantuk.

Lalu bagaimana melakukannya sebagai moderator:

– Dimulai dengan permasalahan dan situasi yang sesuai dengan apa yang dimiliki oleh group

– Harus sesuai dengan keinginan, kebutuhan dan harapan dari peserta

– Memberikan point-point yang sekiranya sesuai dengan kehidupan kita sehari-hari

– Membuat ekspektasi

– Menjanjikan sebuah solusi

– Memberikan penjelasan dan mendemonstrasikannya, bagaimana peserta dapat menggunakan rekomendasi tersebut sebagai keuntungan dia

– Memberikan penjelasan secara jelas

– Membuat pertanyaan-pertanyaan yang bisa menyebabkan kejutan-kejutan (joke, funny questions), menimbulkan keraguan, menimblkan keingintahuan, menstimulasi reflek.

– Membuat media yang menarik (film, video, slide, dll)

Untuk dapat mempertahanakan atensi dapat dilakuakn:

– Cara berbicara: volume, intonasi, dan kecepatan

– Cara prsentasi: dengan memberikan contoh yang sesuai aplikasi, pengalaman pribadi, cerita, anekdot, dll.

– Menggunakan media-media

– Memberikan atmosfare yang baik.

– Jangan memberikan informasi yang bersamaan, seperti memberikan handout ketika memberikan kuliah

– Pastikan bahwa mereka mengerti terhadap suatu topic, sebelum berpindah ke topic yang lain.

Understanding

Untuk memudahkan group mengerti terhadap informasi yang diberikan, moderator harus:

– Berbicara secara jelas dan volume yang cukup, termasuk kecepatan, intonasi dan artikulasi

– Menggunakan bahasa yang sesuai dengan tingkat pendidikan grup

– Menjelaskan setiap kata-kata sulit dan istilah teknis

– Struktur dari pemberian materi:

o Dari umum ke detil dan berakhir kepada kesimpulan

o Dari yang diketahui — > ke tidak diketahui

o Dari yang mudah — > kompleks

o Dari konkrit — > abstrak

o Dari observasi — > refleksi — > interpretasi

– Mengadopsi setiap subjek dengan pengalaman grup, seperti pengetahuan, ekspektasi, perasaaan, opini, dll

– Menggunakan prinsip dasar dari pengetahuan

– Memberikan contoh-contoh konkrit dan saran yang dapat digunakan

– Membangun grup untuk bertanya, untuk membuat kesimpulan dan memformulasikan solusi mereka sendiri.

– Mengecek apakah mereka mengerti atau tidak melalui:

o Kembali ke point yang kiranya sulit dimengerti sebelum melangkah ke poin berikutnya

o Membuat grup mau bertanya.

Retention

Bagaimana membuat grup dapat meretensi/ mengigat dalam jangka lama terhadap informasi yang diberikan? Moderator sebaiknya:

– Memberikan poin-poin secara jelas terhadap apa yang grup seharusnya mengingatnya

– Dapat membedakan mana yang penting dan kurang penting

– Memberikan struktur presentasi secara jelas – tahapan yang jelas dalam presentasi-

– Menggunakan seluruh indera dalam pemberian materi (melihat, suara, bau dan memegangnya)

– Membuat presentasi lebih hidup dan enjoy

– Melihat emosi grup dan berusaha tetap mengendalikannya

– Mengulangi dan mengulangi lagi terhadap poin yang penting

– Menggunakan jembatan keledai, sehingga mudah diingat

– Grup harus diberi kesempatan untuk mempunyai pengalaman terhadap apa yang telah dipelajari

– Grup harus terus berlatih, meskipun sudah menjadi master. Sehingga mereka tetap tidak lupa.

– Membuat atmosphere yang positif dan relax.

Convince

– Berargumen secara realistic. Jangan memberikan harapan yang tidak realistic

– Menggunakan argument secara seimbang:

o Sisi positf dan negative

o Sisi keuntungan dan kerugian

– Argumentasi yang terstruktur

– Jika subjek tersebut baru bagi grup, maka

o Mulailah dengan aspek positif, keuntungan dan solusi

o Selanjutnya, sebutkan risiko dan kerugian

o Tunjukkan bagiamana risiko dan kerugian tersebut bisa dihindari dan diselesaikan.

o Berakhir dengan kesimpulan yang positif

– Jika grup mempunyai pengalaman yang negative terhadap tema tersebut:

o Dimulai dengan mendengarkan pengalaman grup

o Klarifikasi kenapa pengalaman tersebut bisa terjadi

o Jelaskan perbedaan rekomendasi yang anda hendak berikan dengan sebelumnya melalui: aspek-aspek positif, keuntungna dan solusi

o Menunjukkan bagaimana kerugian dapat dihindari dan diatasi

o Berakhir dengan kesimpulan yang positif

2. Structuring with pinboard

Presentasi terhadap hasil akan lebih efektif jika menggunakan gambar yang yang dipresentasikan secara terstruktur dengan jelas. Bentuk dari struktur tersebut dipilah tergantung dari tugas yang harus diselesaikan dan tema yang diberikan. Berikut beberapa gambaran terhaadap struktur presentasi:

a. Clusters: membuat struktur kartu menjadi beberapa grup berdasarkan konten yang mirip

clip_image002

b. Skala: menggambarkan skala satu atua dua dimensi untuk sebuah pertanyaan, menilai poin, dan lain-lain

clip_image004

c. Listing: Membuat daftar

clip_image006

d. Tabel: membuat kesimpulan berdasarkan dua atau lebih daftar yang telah dilakukan gruping. Moderator mempersiapakan heading vertical dan horizontal. Sedangkan grup menjawab informasi sel-sel yang berada di dalamnya

 

A

B

I

   

II

   

e. Pohon (trees): menggambarkan hubungan antara masing-masing kartu

clip_image008

f. Networks: menggambakran jaringan yang kompleks antar kartu atau grup

clip_image010

3. Visualization

Visualisasi merupakan bagian teknik terpenting dalam suatu teknik moderator. Sehingga membuat visualisasi secara konstan. Beberapa kelebihan dari menggunakan visualisasi adalah:

– A common center of attension is created

– Contributions are not lost and forgotten –documented-

– Easier to understand

– The stage of the discussion is apparent at all times

– The discussion is objectified.

– Problems are easier to analyze and structure

– Participation in discussion and the search for solutions is improved, thus improving the participants identification with the solutions.

Beberapa hal yang harus dipersiapkan jika hendak melakukan teknis visualisasi adalah:

– Papan portable

– Kartu

– Spidol flet

– Stiker titik perekat, yang digunakan untuk voting, dll

– Material lainnya seperti pin, lem, plester, gunting, dll

– Papan flipchart

Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam melakukan visualisasi;

– Lakukan visualisasi secepatnya

– Satu ide/statement hanya untuk satu kartu

– Tulis secara legible, sudah ada keterangannya di hari pertama

– Menggunakan ukuran huruf yang sesuai

– Menggunakan kartu berwarna untuk melakukan strukturisasi

– Melakukan strukturisasi kartu untuk prinsip yang jelas.

Sesi 4: 6 tahapan/ lingkaran dalam melakukan moderator

1. Opening/ Orientation; greetings, objectives and workshop programme

2. Collection of problems/ issues; Which issues do we want to tecle?

3. Selection of topics

4. Taclkling the problems/ issues

5. Planning the actions

6. Conclusion

To be continued…

 
Tinggalkan komentar

Ditulis oleh pada 27/05/2010 in Kuliah

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
%d blogger menyukai ini: